1. Objectif et portée de la Politique

Flex-Sol inc. (« Flex-Sol », « nous », « notre ») accorde une importance particulière à la protection, à la confidentialité et à la sécurité des renseignements personnels que vous nous fournissez. La présente politique de confidentialité (« Politique ») a pour objectif d’expliquer la manière dont nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons, protégeons et détruisons vos renseignements personnels.

La Politique s’applique aux renseignements personnels que nous traitons dans le cadre de nos activités, notamment lorsque vous visitez notre site web, demandez une soumission, communiquez avec nous, obtenez nos services, nous transmettez une candidature, faites affaire avec nous à titre de client, fournisseur, partenaire ou entrepreneur, ou lorsque vous nous transmettez des renseignements par téléphone, courriel, formulaire, en personne ou par tout autre moyen.

La Politique demeure applicable tant que nous détenons vos renseignements personnels, y compris après la fin d’une relation d’affaires, contractuelle ou d’emploi, sous réserve des lois applicables.

2. Définition des renseignements personnels

Un renseignement personnel est tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Il peut s’agir notamment de coordonnées, de renseignements liés à un projet, de renseignements techniques recueillis lors de l’utilisation d’un site web, de communications, de photos, de documents transmis ou de tout autre renseignement permettant de vous identifier.

Les renseignements qui sont déjà publics en vertu de la loi, par exemple certains renseignements figurant au Registraire des entreprises du Québec, ne sont généralement pas considérés comme des renseignements personnels protégés par la présente Politique.

3. Renseignements personnels que nous pouvons recueillir

3.1 Renseignements recueillis auprès des clients, visiteurs et personnes qui communiquent avec nous

Dans le cadre de nos activités, nous pouvons recueillir notamment les renseignements suivants :

• nom, prénom et, le cas échéant, nom de l’entreprise ou de l’organisation représentée;
• adresse, ville, code postal, numéro de téléphone et adresse courriel;
• renseignements liés à votre projet, notamment type de projet, adresse du chantier, dimensions approximatives, besoins, attentes, contraintes techniques, échéancier et préférences;
• photos, plans, croquis, documents ou informations que vous choisissez de nous transmettre afin d’évaluer un projet ou de préparer une soumission;
• communications échangées avec Flex-Sol, incluant demandes de soumission, suivis, plaintes, commentaires, questions et avis;
• renseignements relatifs aux services demandés ou rendus, aux rendez-vous, aux contrats, aux factures et au service après-vente;
• renseignements nécessaires aux paiements, au recouvrement ou à l’administration d’un dossier, sous réserve que les informations de paiement sensibles soient généralement traitées par des fournisseurs de services de paiement ou des institutions financières lorsque requis;
• adresse courriel et préférences de communication lorsque vous vous inscrivez à une infolettre ou à des communications promotionnelles;
• tout autre renseignement personnel que vous fournissez volontairement.

3.2 Renseignements recueillis auprès de candidats, employés et collaborateurs

Si vous postulez chez Flex-Sol ou si vous travaillez avec nous, nous pouvons recueillir les renseignements nécessaires au recrutement, à l’embauche, à la gestion des ressources humaines, à la paie, aux avantages sociaux, à la santé et sécurité, à la formation, aux communications internes et à nos obligations légales, notamment :

• coordonnées, curriculum vitae, lettre de présentation, références, expérience, formation et compétences;
• renseignements requis pour vérifier l’identité, l’admissibilité au travail, les antécédents pertinents ou les qualifications, lorsque permis par la loi;
• numéro d’assurance sociale, informations bancaires, renseignements fiscaux, renseignements d’assurance collective ou d’avantages sociaux, au besoin;
• renseignements liés à l’emploi, aux horaires, à la paie, aux évaluations, aux absences, aux incidents, aux formations et aux mesures de santé et sécurité;
• coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence.

3.3 Renseignements recueillis automatiquement sur notre site web

Lorsque vous consultez notre site web, certains renseignements techniques peuvent être recueillis automatiquement au moyen de fichiers témoins, journaux de serveur, pixels ou technologies similaires, notamment :

• adresse IP, type d’appareil, type de navigateur, système d’exploitation et identifiants techniques;
• pages consultées, dates et heures de visite, durée de consultation, liens cliqués, site référent et comportement de navigation;
• préférences de langue, paramètres de consentement aux témoins et données statistiques ou analytiques;
• données de localisation approximative dérivées de l’adresse IP ou renseignements similaires, lorsque permis par la loi et selon vos paramètres.

4. Moyens de collecte

Nous recueillons les renseignements personnels principalement lorsque vous nous les fournissez volontairement ou lorsqu’ils sont nécessaires à la prestation de nos services. Les moyens de collecte peuvent inclure :

• formulaires de contact, demandes de soumission et formulaires électroniques sur notre site web;
• échanges par courriel, téléphone, message, visioconférence, réseaux sociaux ou en personne;
• documents, photos, plans, devis, contrats, factures ou autres renseignements transmis dans le cadre d’un projet;
• communications provenant d’un entrepreneur général, d’un donneur d’ouvrage, d’un fournisseur, d’un partenaire ou d’une personne mandatée par vous;
• témoins de connexion et technologies similaires utilisés sur notre site web;
• processus de recrutement, candidature, entrevue ou relation d’emploi.

5. Utilisation de vos renseignements personnels

Nous utilisons vos renseignements personnels uniquement aux fins nécessaires, légitimes et indiquées au moment de la collecte, ou autrement permises par la loi.

Ces fins peuvent inclure :

• répondre à vos demandes d’information, de rappel, de soumission ou de service;
• analyser vos besoins, préparer une estimation, concevoir une solution adaptée et planifier les travaux;
• exécuter un contrat, réaliser un mandat, assurer le suivi de chantier, offrir un service après-vente et maintenir la relation client;
• communiquer avec vous au sujet de votre projet, de votre dossier, de votre facturation, de votre rendez-vous ou de nos services;
• administrer nos activités, nos dossiers, nos contrats, notre comptabilité, nos assurances et notre conformité;
• procéder au recrutement, gérer les candidatures, administrer les dossiers d’employés et respecter nos obligations à titre d’employeur;
• améliorer notre site web, nos services, nos communications, notre expérience client et nos processus internes;
• réaliser des statistiques, des analyses, du marketing ou du développement des affaires, lorsque vous y avez consenti ou lorsque la loi le permet;
• prévenir la fraude, les abus, les incidents de sécurité, les erreurs, les pourriels et les activités préjudiciables;
• faire valoir nos droits, recouvrer des sommes dues, nous défendre en justice ou répondre à des obligations légales, réglementaires ou judiciaires;
• vous transmettre, lorsque vous y avez consenti, des infolettres, nouvelles, offres promotionnelles ou autres communications marketing concernant nos services;
• toute autre fin à laquelle vous avez consenti.

6. Consentement et retrait du consentement

En nous fournissant des renseignements personnels, en utilisant notre site web ou en communiquant avec nous, vous consentez à ce que Flex-Sol traite vos renseignements personnels conformément à la présente Politique, sous réserve des exceptions prévues par la loi.

Lorsque requis, nous demandons votre consentement de façon manifeste, libre, éclairée et donné à des fins spécifiques. Si des renseignements personnels sensibles sont nécessaires, nous chercherons à obtenir votre consentement exprès, sauf exception prévue par la loi.

Vous pouvez refuser de fournir certains renseignements personnels ou retirer votre consentement, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles applicables. Toutefois, un refus ou un retrait pourrait nous empêcher de répondre à votre demande, de vous fournir certains services, de poursuivre un mandat ou de maintenir une relation d’affaires ou d’emploi.

Lorsque vous consentez à recevoir notre infolettre ou d'autres communications commerciales ou promotionnelles, vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en utilisant le mécanisme de désabonnement prévu dans ces communications ou en communiquant avec nous.

7. Communication et partage des renseignements personnels

Nous ne vendons pas et ne louons pas vos renseignements personnels à des tiers. Nous pouvons toutefois communiquer ou rendre accessibles certains renseignements personnels lorsque cela est nécessaire et permis par la loi, notamment aux personnes et organisations suivantes :

• nos administrateurs, employés, représentants et collaborateurs dont les fonctions exigent l’accès aux renseignements;
• entrepreneurs généraux, sous-traitants, fournisseurs, partenaires ou professionnels impliqués dans la réalisation d’un projet;
• fournisseurs de services technologiques, hébergeurs, services infonuagiques, services de courriel, services de gestion de documents, services de sécurité, outils de paiement, comptables ou conseillers professionnels. À titre d’exemple, Flex-Sol utilise notamment WordPress, Bluehost, Google Workspace, Invoice2go, Mailchimp ainsi que certains outils de Google et de Meta;
• autorités publiques, tribunaux, organismes réglementaires ou autres tiers lorsque la loi l’exige ou l’autorise;
• tiers impliqués dans une transaction commerciale, telle qu’une vente, fusion, financement, réorganisation ou transfert d’actifs, sous réserve des protections prévues par la loi.

Lorsque nous communiquons des renseignements personnels à des fournisseurs de services ou à des tiers agissant pour notre compte, nous nous efforçons de limiter la communication aux renseignements nécessaires et de protéger les renseignements par des engagements de confidentialité, des mesures contractuelles et des pratiques de sécurité appropriées.

8. Communication à l’extérieur du Québec

Certains renseignements personnels peuvent être hébergés, utilisés ou communiqués à l’extérieur du Québec, notamment lorsque nous utilisons des services technologiques, infonuagiques, de courriel, d’analyse, de sécurité, de stockage ou de paiement dont les serveurs ou fournisseurs sont situés ailleurs au Canada ou à l’étranger.

Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec lorsque requis par la loi, nous prenons les mesures nécessaires afin d’évaluer les risques pour la vie privée et de prévoir des protections appropriées, notamment au moyen d’ententes écrites avec les fournisseurs concernés.

9. Conservation et destruction des renseignements personnels

Nous conservons les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire afin de réaliser les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, pour respecter nos obligations légales, fiscales, comptables, contractuelles ou réglementaires, pour assurer un service après-vente, ou pour nous protéger en cas de réclamation ou de litige.

Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, nous les détruisons de façon sécuritaire ou les anonymisons conformément aux exigences applicables. Vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour obtenir plus d’information sur nos pratiques de conservation applicables à votre situation.

10. Mesures de protection des renseignements personnels

Nous mettons en place des mesures physiques, administratives, organisationnelles et technologiques raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, l’utilisation, la communication, la copie, la modification ou la destruction non autorisée.

Ces mesures peuvent comprendre notamment :

• limitation de l’accès aux renseignements personnels aux personnes qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions;
• utilisation de mots de passe, contrôles d’accès, profils utilisateurs et outils de sécurité appropriés;
• formation et sensibilisation des employés et collaborateurs à la confidentialité;
• conservation sécurisée des documents et des dossiers numériques;
• mesures de sauvegarde, de surveillance, de mises à jour et de protection des systèmes lorsque pertinent;
• encadrement des fournisseurs et sous-traitants qui traitent des renseignements personnels pour notre compte;
• processus de gestion des incidents de confidentialité.

Aucune méthode de transmission ou de conservation électronique n’est entièrement sécuritaire. Nous ne pouvons donc garantir une sécurité absolue. Si vous croyez que vos renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous sans délai.

11. Fichiers témoins, Google Analytics, reCAPTCHA et technologies similaires

Notre site web peut utiliser des fichiers témoins (« cookies »), pixels, journaux de serveur et technologies similaires afin d’assurer le bon fonctionnement du site, de mémoriser certaines préférences, d’analyser la fréquentation, d’améliorer l’expérience utilisateur, de mesurer l’efficacité de nos communications et de renforcer la sécurité du site.

11.1 Types de fichiers témoins

• Témoins essentiels ou fonctionnels : nécessaires au fonctionnement du site, à la sécurité, à l’affichage ou à la mémorisation de vos préférences.
• Témoins analytiques ou statistiques : servent à comprendre l’utilisation du site web, les pages consultées et la performance du site, notamment au moyen d’outils comme Google Analytics lorsque ces outils sont utilisés.
• Témoins de marketing ou de publicité : peuvent servir à mesurer l’efficacité de campagnes publicitaires ou à vous présenter du contenu plus pertinent, lorsque vous y avez consenti, notamment au moyen d’outils comme Facebook Pixel lorsque ces outils sont utilisés.
• Témoins de sécurité : peuvent être utilisés pour prévenir la fraude, les abus ou les pourriels. Des outils comme Google reCAPTCHA peuvent recueillir certains renseignements techniques afin de distinguer les utilisateurs humains des robots.

11.2 Gestion des témoins

Lors de votre première visite, une bannière de consentement peut vous permettre d’accepter, de refuser ou de gérer certaines catégories de témoins non essentiels. Vous pouvez également configurer votre navigateur afin de refuser, supprimer ou bloquer certains témoins. La désactivation de témoins peut toutefois limiter certaines fonctionnalités du site web.

Lorsque des outils fournis par des tiers, tels que Google Analytics ou Google reCAPTCHA, sont utilisés, les renseignements recueillis peuvent être traités par ces tiers conformément à leurs propres politiques de confidentialité. Nous vous invitons à consulter les politiques de confidentialité de ces fournisseurs pour obtenir plus d’information.

12. Liens vers des sites web de tiers et réseaux sociaux

Notre site web peut contenir des liens vers des sites web, plateformes, outils ou services de tiers, notamment des réseaux sociaux, fournisseurs technologiques ou partenaires. La présente Politique ne s’applique pas aux sites ou services de tiers. Flex-Sol n’est pas responsable de leurs pratiques en matière de confidentialité. Nous vous invitons à lire leurs politiques de confidentialité avant de leur transmettre des renseignements personnels.

13. Renseignements personnels de mineurs

Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de personnes mineures de moins de 14 ans sans le consentement d’un parent ou d’un tuteur légal. Si vous êtes un parent ou tuteur et croyez qu’un mineur nous a transmis des renseignements personnels sans consentement approprié, veuillez communiquer avec nous afin que nous puissions prendre les mesures nécessaires, notamment la suppression des renseignements lorsque requis.

14. Vos droits à l’égard de vos renseignements personnels

Sous réserve des exceptions et conditions prévues par les lois applicables, vous pouvez exercer les droits suivants en communiquant par écrit avec notre responsable de la protection des renseignements personnels :

• être informé des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et de la manière dont ils sont utilisés, communiqués, conservés ou détruits;
• demander l’accès à vos renseignements personnels et obtenir une copie de certains documents qui les contiennent;
• demander la rectification de renseignements personnels inexacts, incomplets ou équivoques;
• retirer ou modifier votre consentement à certaines utilisations ou communications;
• demander la suppression ou la destruction de renseignements personnels lorsque la loi le permet;
• demander la communication de certains renseignements personnels dans un format technologique structuré et couramment utilisé, lorsque ce droit est applicable;
• demander de cesser la diffusion de renseignements personnels ou la désindexation d’un hyperlien rattaché à votre nom, dans les cas prévus par la loi;
• porter plainte auprès de Flex-Sol ou, au besoin, auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

Pour protéger la confidentialité de vos renseignements, nous pouvons vous demander de confirmer votre identité avant de répondre à une demande. Nous répondrons à votre demande dans un délai raisonnable et conformément aux lois applicables.

15. Processus de questions et plaintes

Toute question, demande d’accès, demande de rectification, retrait de consentement ou plainte concernant la présente Politique ou nos pratiques de protection des renseignements personnels doit être transmise à notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées ci-dessous :

Toute plainte sera traitée avec diligence, sérieux et confidentialité. Nous pourrons communiquer avec vous afin de confirmer votre identité, obtenir des précisions, analyser la situation et vous transmettre une réponse appropriée.

16. Lois applicables

La présente Politique est régie par les lois applicables au Québec et au Canada, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c. P-39.1, telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels.

17. Mise à jour de la Politique

Nous pouvons modifier la présente Politique de temps à autre afin de tenir compte de l’évolution de nos pratiques, de nos services, de nos outils technologiques ou des exigences légales. Toute modification sera publiée sur notre site web ou autrement communiquée lorsque requis. La date de la dernière mise à jour sera indiquée dans la Politique. Nous vous invitons à la consulter régulièrement. En continuant à nous fournir des renseignements personnels ou en maintenant votre relation avec nous après l'entrée en vigueur d'une version révisée de la présente Politique, vous acceptez les modifications qui y sont apportées.

Si des versions traduites de cette Politique existent, la version française selon sa dernière mise à jour publiée sur le site web de Flex-Sol prévaudra.

18. Date d’entrée en vigueur et historique des mises à jour

La présente politique entre en vigueur le 28 septembre 2026.